Lietuvos paštas pereina prie e-dokumentų ir procesų automatizavimo

Informacinių technologijų bendrovė „Sekasoft“ Lietuvos pašte baigia diegti dokumentų ir procesų valdymo informacinę sistemą (DVS). Planuojama, kad dėl šio technologinio sprendimo bus eliminuota rizika pamesti svarbius dokumentus, popieriaus bus sunaudojama iki 40 proc. mažiau, o įmonės darbuotojų laiko sąnaudos dokumentacijos rengimui bei tvirtinimui sumažės net iki 80 proc. Tai dar vienas numatytos ilgalaikės Lietuvos pašto modernizavimo strategijos etapas, pagerinsiantis pašto klientų aptarnavimo kokybę bei darbo sąlygas.
1.tif_tvcarkyti_copy-01mzinta.jpg

„Lietuvos pašte

18-09-13

Informacinių technologijų bendrovė „Sekasoft“ Lietuvos pašte baigia diegti dokumentų ir procesų valdymo informacinę sistemą (DVS). Planuojama, kad dėl šio technologinio sprendimo bus eliminuota rizika pamesti svarbius dokumentus, popieriaus bus sunaudojama iki 40 proc. mažiau, o įmonės darbuotojų laiko sąnaudos dokumentacijos rengimui bei tvirtinimui sumažės net iki 80 proc. Tai dar vienas numatytos ilgalaikės Lietuvos pašto modernizavimo strategijos etapas, pagerinsiantis pašto klientų aptarnavimo kokybę bei darbo sąlygas.

1.tif_tvcarkyti_copy-01mzinta.jpg

„Lietuvos pašte dirba daugiau nei 5 tūkst. darbuotojų, per pastarąjį pusmetį aptarnavome daugiau nei 5 mln. klientų, todėl kasdienės administracinės veiklos ir rengiamų dokumentų tikrai netrūksta. Ieškodami geriausiai mūsų poreikius atitinkančios informacinių technologijų sistemos, pasirinkome Sharepoint ir,  bendradarbiaudami su „Sekasoft“, vienais stipriausių šios sistemos ekspertų Lietuvoje, Lietuvos pašte baigiame diegti dokumentų ir procesų valdymo informacinę sistemą. Plečiame DVS funkcijas, diegiame naujus modulius bei tobuliname procesus – siekiame, kad darbuotojams naudojimasis nauja sistema būtų patogus ir užtikrintų efektyvią pašto veiklą. Dabar kiekvieno proceso etapai aiškiai matomi, skirtingiems departamentams lengva kartu derinti dokumentus – jau dabar pastebime pagreitėjusį įvairių dokumentų derinimo ir jų pasirašymo procesą, tad sutartys su klientais sudaromos greičiau“,  – sako Lietuvos pašto Strategijos ir plėtros departamento vadovas Vytautas Bitinas.

Pasak „Sekasoft“ sprendimų vystymų vadovo Sauliaus Barausko, kitas labai svarbus su DVS įdiegimu atsiradęs patobulinimas – sukurti dokumentų šablonai ir automatizuotos darbo sekos, kurios pagreitins ir skaidrins Lietuvos pašto viešųjų pirkimų procedūras bei mažins dokumentų spausdinimo kaštus.

„Pasaulinė statistika skelbia, kad vidutiniškai vienas biuro darbuotojas per dieną sunaudoja apie 45 popieriaus lapus. Nors Lietuvoje šis skaičius gali būti mažesnis, neabejotina, kad jis vis tiek pakankamai reikšmingas įmonės finansams. Žinoma, visiškai išvengti popieriaus naudojimo sudėtinga net ir itin šiuolaikiškoje įmonėje, tačiau technologiniai DVS sprendimai gali padėti sumažinti popieriaus sąnaudas net iki 65 proc. Svarbu tai, kad mūsų įdiegta dokumentų valdymo sistema užtikrina dokumentų valdymą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas Elektroninių dokumentų valdymo taisykles ir efektyvų elektroninio parašo bei atviro standarto dokumentų panaudojimą įmonės veiklos efektyvumui ir skaidrumui didinti“, – sako „Sekasoft“ sprendimų vystymų vadovas S. Barauskas.

Lietuvos paštas pastaraisiais metais įgyvendino ne vieną vartotojų aptarnavimo kokybę gerinantį projektą: per 2017 m. buvo atnaujinti 8, per 2018 – 4 pašto skyriai; Lietuvoje veikia 128 modernūs siuntų savitarnos terminalai; įdiegta e-savitarnos sistema; pristatyta nauja eiles paštuose mažinanti „Mano siuntos“ paslauga; modernizuota laiškininkų veikla, darbui suteikiant planšetes su specialia išmaniąja Lietuvos pašto programėle.

2017 metais rugpjūčio mėn., pasirašius sutartį, buvo pradėtas Dokumentų ir procesų valdymo informacinės sistemos diegimas, kuris vyko 3 etapais ir buvo baigtas 2018 metų birželio mėnesį. Pirmojo etapo metu buvo atlikta išsami Lietuvos pašto duomenų ir procesų analizė, antrajame etape vyko sprendimų diegimas, po kurio darbuotojai buvo apmokyti ir pradėjo naudoti sistemą. Trečiojo etapo metu buvo įgyvendinta Dokumentų valdymo sistemos integracija su Personalo valdymo ir darbo užmokesčio administracine informacine Sistema. Projekto vertė – 178,354 tūkst. eurų.

dirba daugiau nei 5 tūkst. darbuotojų, per pastarąjį pusmetį aptarnavome daugiau nei 5 mln. klientų, todėl kasdienės administracinės veiklos ir rengiamų dokumentų tikrai netrūksta. Ieškodami geriausiai mūsų poreikius atitinkančios informacinių technologijų sistemos, pasirinkome Sharepoint ir,  bendradarbiaudami su „Sekasoft“, vienais stipriausių šios sistemos ekspertų Lietuvoje, Lietuvos pašte baigiame diegti dokumentų ir procesų valdymo informacinę sistemą. Plečiame DVS funkcijas, diegiame naujus modulius bei tobuliname procesus – siekiame, kad darbuotojams naudojimasis nauja sistema būtų patogus ir užtikrintų efektyvią pašto veiklą. Dabar kiekvieno proceso etapai aiškiai matomi, skirtingiems departamentams lengva kartu derinti dokumentus – jau dabar pastebime pagreitėjusį įvairių dokumentų derinimo ir jų pasirašymo procesą, tad sutartys su klientais sudaromos greičiau“,  – sako Lietuvos pašto Strategijos ir plėtros departamento vadovas Vytautas Bitinas.

Pasak „Sekasoft“ sprendimų vystymų vadovo Sauliaus Barausko, kitas labai svarbus su DVS įdiegimu atsiradęs patobulinimas – sukurti dokumentų šablonai ir automatizuotos darbo sekos, kurios pagreitins ir skaidrins Lietuvos pašto viešųjų pirkimų procedūras bei mažins dokumentų spausdinimo kaštus.

„Pasaulinė statistika skelbia, kad vidutiniškai vienas biuro darbuotojas per dieną sunaudoja apie 45 popieriaus lapus. Nors Lietuvoje šis skaičius gali būti mažesnis, neabejotina, kad jis vis tiek pakankamai reikšmingas įmonės finansams. Žinoma, visiškai išvengti popieriaus naudojimo sudėtinga net ir itin šiuolaikiškoje įmonėje, tačiau technologiniai DVS sprendimai gali padėti sumažinti popieriaus sąnaudas net iki 65 proc. Svarbu tai, kad mūsų įdiegta dokumentų valdymo sistema užtikrina dokumentų valdymą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas Elektroninių dokumentų valdymo taisykles ir efektyvų elektroninio parašo bei atviro standarto dokumentų panaudojimą įmonės veiklos efektyvumui ir skaidrumui didinti“, – sako „Sekasoft“ sprendimų vystymų vadovas S. Barauskas.

Lietuvos paštas pastaraisiais metais įgyvendino ne vieną vartotojų aptarnavimo kokybę gerinantį projektą: per 2017 m. buvo atnaujinti 8, per 2018 – 4 pašto skyriai; Lietuvoje veikia 128 modernūs siuntų savitarnos terminalai; įdiegta e-savitarnos sistema; pristatyta nauja eiles paštuose mažinanti „Mano siuntos“ paslauga; modernizuota laiškininkų veikla, darbui suteikiant planšetes su specialia išmaniąja Lietuvos pašto programėle.

2017 metais rugpjūčio mėn., pasirašius sutartį, buvo pradėtas Dokumentų ir procesų valdymo informacinės sistemos diegimas, kuris vyko 3 etapais ir buvo baigtas 2018 metų birželio mėnesį. Pirmojo etapo metu buvo atlikta išsami Lietuvos pašto duomenų ir procesų analizė, antrajame etape vyko sprendimų diegimas, po kurio darbuotojai buvo apmokyti ir pradėjo naudoti sistemą. Trečiojo etapo metu buvo įgyvendinta Dokumentų valdymo sistemos integracija su Personalo valdymo ir darbo užmokesčio administracine informacine Sistema. Projekto vertė – 178,354 tūkst. eurų.

Taip pat skaitykite...